Häiden suunnittelun aikataulu

sunnuntai 01. maaliskuun 2020

En nyt mitenkään malta lopettaa hääaiheisten postausten väsäämistä! Niin ihana viipyillä vielä vuoden takaisissa tunnelmissa – ja ehkä näistä on jotain hyötyä tämän kesän morsiuspareille.

Isompien juhlien järkkäämisessä on aina pieniä projektijohtamisen piirteitä oli juhlan aihe mikä hyvänsä, mutta häät on kuitenkin ihan oma lukunsa. Mikäli tavoitteena on edes vähän maistraatissa piipahtamista mittavammat kinkerit, suunniteltavaa ja järjesteltävää riittää. Rahalla voi toki ratkaista osan ongelmista ulkoistamalla juhlien suunnittelun ammattilaisille – toisaalta sitten taas mitä enemmän pystyy, haluaa ja jaksaa tehdä itse, sitä enemmän voi samalla rahalla saada. Ihan ilmaista lystiä häiden järkkääminen ei todellakaan ole teki niin tai näin.

Suunnittelu kannattaa porrastaa järkevästi suurista linjoista aloittaen. On melkolailla ajan hukkaamista miettiä kattauksen ja koristelujen yksityiskohtia, mikäli tiedossa ei ole, missä juhlat pidetään tai mitä on tarkoitus tarjota. Poikkeuksena tietysti se, jos juuri nyt vaikka esimerkiksi kattaus on se juttu, mistä on aina haaveillut – silloin muut asiat suunnitellaan ja päätetään tietty sen ympärille ja palvelemaan sitä tärkeintä yksityiskohtaa.

Aika alkuvaiheessa kannattaakin jo hiukan miettiä, mistä on valmis joustamaan ja mitkä on ne asiat, joiden haluaa toteutuvan just eikä melkein.

Tässä perussuuntalinjoja, miten suunnittelujen kanssa kannattaa edetä Karkin häistä saadun kokemuksen perusteella. Hyvänä apuna ja prosessin selkärankana toimi meillä kokeneen häätuottajan Johanna Kajsonin ihanasti kuvitettu kirja ”Planera ditt drömbröllop”, jossa erinomaisten vinkkien ja inspiraation lisäksi on hyvin tilaa omille muistiinpanoille.

Nyrkkisääntönä pidetään, että kohtuullisten kokoisten häiden järjestämisessä menee vuosi. Kovin paljon pidempään sitä ei varmaan jaksaisikaan ilman, että menee maku koko touhuun. Toisaalta lyhyemmässäkin ajassa ehtii ihan mainiosti. Karkki ja Cissi aloittivat varsinaisen suunnittelun kihlajaisjuhlien jälkeen viime tammikuussa. Koko hommaan kaikkine matkan varrelle osuneine kommelluksineen meni siis vähän reilut seitsemän kuukautta. Hyvin siinä ehti, eikä edes perfektionismitaipumuksistaan tunnettu tyttäreni saanut pahempia bridezilla-kohtauksia edes loppukiireiden aikana.

Riippuu tietysti hiukan laskutavasta, milloin suunnitteluprosessin katsotaan alkaneeksi. Mikäli tavoitteena on saada mennä vihille suositussa kirkossa kesäsesongin aikaan tai pitää juhlat jossain tietyssä juhlapaikassa, kannattaa olla liikkeellä hyvinkin varhaisessa vaiheessa. Karkki ja Cissi varasivat Gamla Stanissa sijaitsevan ihanan Suomalaisen kirkon jo reilua vuotta ennen h-hetkeä. Paljon aikaisemmin siis kuin lopullista päätöstä juhlien pitämisestä oli edes tehty.

Juhlasuunnitelmien ensimmäinen tärkeä vaihe on puhua selväksi häihin liittyvät toiveet, ajatukset ja haaveet. Isot sukuhäät vai urbaanit kaverijuhlat, pöytiin tarjoilu vai buffet, kirkko vai maistraatti, fiini juhlatila vai vuokrateltta, live-bändi vai Spotify-lista, räätälöidyt juhlapuvut vai parempaa Seppälää, ammattikuvaaja vai siskontyttö kännykkäkameran kanssa… jne. Kaikki pieneltäkin tuntuvat menoerät kutsukorteista (painettu & postitettu vai WhatsApp) kannattaa kirjoittaa ylös.

Toiveiden listaamisen jälkeen on hyvä myös priorisoida toiveet yhdestä kolmeen. Kumpikin merkitsee, miten tärkeänä pitää esmes sitä, että budjetissa on tilaa ammattivalokuvaajan palkkaamiselle. Jos molemmat on sitä mieltä, että se on 2 tai 3, tiedetään, että tuosta voidaan joustaa, jos esim. kohta ”tarjotaan hyvää ruokaa” on molemmilla merkattu ykköseksi ja siihen sitten myöhemmin tarvitaankin isompi lohko budjetista.

Kaikki kannattaa kirjata ylös, sillä näihin muistiinpanoihin tullaan matkan varrella palaamaan vielä useampaan kertaan!

Muita alkuvaiheen tehtäviä on määritellä budjetti ja miten sen ajatellaan jakautuvan. Kallis hieno ruoka pienelle porukalle vai yksinkertaisempi buffet isolle joukolle etc. Samaan syssyyn kannattaa hahmotella vieraslistan pääpiirteet: avec vai ei, sukua vai ystäviä, lapsia vai aikuisten juhla. Oikeita tai vääriä ratkaisuja ei ole ja hääparin tulisi saada kutsua häihin juuri ne vieraat, jotka he haluavat. (Sanon minä, jolla oli kyllä erinäisiä mielipiteitä Karkin ja Cissin häiden vieraslistan sisällöstä… Haha!)

Juhlapaikka ja etenkin mahdollinen kirkko kannattaa myös varata niin pian kuin päivämäärä vahvistunut.

Seuraavassa vaihe on häistä kertominen ja apujoukkojen värvääminen.

Karkilla ja Cissillä oli ihana idea ”Save the Day” -kortista: häävieraille lähetettävä jääkaappimagneetti, jossa lukee päivämäärä! Itse olisin ainakin mielihyvin katsellut sellaista magneettia, mutta se nyt jäi toteuttamatta. Mutta ihan puhelinsoitto tai sähköposti riittää kyllä ihan hyvin. Tärkeintä on, että ihmiset tietävät pitää ajankohdan vapaana.

Samassa yhteydessä on hyvä sitouttaa kaasot, bestmanit, toastmasterit. Seuraavassa vaiheessa alkaa nimittäin tositoimet ja silloin on hyvä, että osan tehtävistä voi uskoa muiden hoidettavaksi.

Tehtävälistalla noin puoli vuotta ennen häitä:

  • Häiden tyylin tai ”teeman”, omien värien ja kokonaisfiiliksen päättäminen
  • Hääasujen tilaaminen
  • Kutsukorttien lähettäminen
  • Sormuksista päättäminen
  • Mahdollisen häämatkan valinta

Tässä vaiheessa kannattaa pitää mielessä, että hääsuunnittelu menee helposti överiksi järkevilläkin ihmisillä osaksi siksi, kun se on niin kivaa ja osaksi siksi, koska kaikki tuntuu niin tärkeältä ja suurelta. On kuitenkin tosi tärkeää, että suunnitteluajastakin jää kiva muisto. Kajsonin kirjassa on erinomainen vinkki, jota suosittelen kaikille: sopikaa ”häidensuunnittelutreffit” vaikka kerran viikossa, joiden aikana järjestelmällisesti käytte läpi kulloinkin ajankohtaisia päätettäviä asioita. Näin kenenkään ei tarvitse näyttää naamaa sen takia, että toinen haluaa keskustella onko Aune-tädin kutsuminen tosiaan aivan pakollista juuri, kun olet laittanut viimeisimmän jakson Pilot-Peten Bacheloria pyörimään.

Kirjoittamaton sääntö sanoo, että on kaason ja bestmanin vastuulla järjestää polttarit. Itse en ihan ymmärrä nykyistä trendiä, että pitää vähintään lähteä viikoksi Ibizalle bailaamaan, hyppäämään benji-hyppyjä ja ottamaan Instagram-kuvia wedding crew -bikineissä ennenkuin ollaan edes hyväksyttävällä tasolla. Itse kannatan pitäytymistä perinteisissä suomalaisissa riiteissä joihin kuuluu yrtein ryyditetty morsiussauna ja lähimmän ystäväporukan antamia ohjeita avioon siirtyvälle.

Eli tarkoitan tietty, että tässäkin kannattaa ottaa järki käteen. Joskus vähempi on enempi – kannattaa miettiä, mikä on juhlakalun tyyli ja toiveet. Yhdessäolo on usein actionia tärkeämpää. Vaikkei tietty Ibizassakaan sinällään mitään vikaa ole.

Muutenkin kannattaa viimeistään siinä 3 – 4 kuukautta ennen häitä sitouttaa ystäviä ja sukulaisia (kaasoja, morsiusneitoja, sulhaspoikia, toast mastereita… millä nimillä heitä kukakin haluaa kutsua) mukaan hääjärjestelyihin. On kiva saada apua – mutta vielä mukavampaa on se, että näin tätä ikimuistoista ja ainutkertaista ajanjaksoa on jakamassa, ja myöhemmin muistelemassa, useampi henkilö. Pitää kuitenkin muistaa ottaa huomioon ihmisten elämäntilanne ja se, että pääasiallisin tavoite on kasvattaa yhteisten kivojen muistojen pankkia ja vasta toissijaisesti saada aikaiseksi kymmenentuhatta käsin viikattua origami-ruusua.

Mitä kiihkeämmäksi suunnitteluprosessi muodostuu, sitä tärkeämpi on pitää tarkkaa kirjaa budjetista. On aivan inhimillistä, että ruokahalu kasvaa syödessä ja yhtäkkiä sitä haluaakin nimensä kultakirjaimin painettuna jokaiseen mahdolliseen yksityiskohtaan. Morsiussaitit ja nettiputiikit ruokkivat mahotonta kilpavarustelua ja tuntuu, että jokaikiseen asiaan, johon voi alkuun liittää sanan hää- tai morsius-, lisätään samalla nolla perään hintaan.

En väitä, että korkeampi hinta on aina ihan vain tekaistu keino rahastaa hääboomia elävää nuortaparia, mutta säännöllinen vilkaisu alkuvaiheessa tehtyyn prioriteettilistaan sekä budjettiin helpottaa monen kompromissin kohdalla. Samalla budjetilla pystyy järjestämään hyvin erilaisia juhlia ja vain aniharvalla, tuskin kellään, on sellainen tilanne, että kuluista ei tarvitse välittää.

Vaarallisin rahareikä on kaikki sinällään pienet menot. Esimerkiksi erilaiset painotuotteet vaikuttavat helposti hyvinkin edullisilta, mutta sitten kun hintaa alkaa kertomaan vieraiden lukumäärällä, loppusumman suuruus voi yllättää.

Noin neljä kuukautta ennen häitä olisi hyvä:

  • Varmistaa kaikki varaukset
  • Päättää ruokailuun liittyvistä päälinjoista kuten mahdollisesta cateringista, menusta, juomista etc.
  • Päättää kukista, hääkimpuista ja koristelusta
  • Bookata bändi/päättää musiikista
  • Varata valokuvaaja
  • Varata aika häämeikkiin ja -kampaukseen
  • Suunnitella itse vihkitilaisuuden sisältö, mahdolliset lauluesitykset etc.
  • Tehdä alustava pöytäkartta (lopullinen istumajärjestys vahvistuu, kun kutsukortissa esitetty RSVP-päivämäärä on mennyt. Useimmilla on kuitenkin jo ennakkoon aika hyvä käsitys siitä, ketkä pääsevät paikalle ja ketkä ovat estyneitä)

Yksi Karkin ja Cissin häiden ihanimmista yksityskohdista oli höyrylaivakuljetus kirkolta Gamla Stanista juhlapaikalle Hammarby Sjöstadiin. Laivalla kohotettiin ensimmäiset onnittelumaljat morsiusparille ja julistettiin juhlat alkaneeksi. Päivää aikaisemmin satoi kaatamalla, mutta häälauantai oli upean aurinkoinen. Varsinkin kauempaa tulleille vieraille oli suorastaan eksoottista päästä ihailemaan Tukholman saaristoa lähietäisyydeltä, mutta kyllä se meistä paikallisistakin oli erittäin mukavaa ja varsinkin tunnelmallista.

Toinen merkittävä päätös oli, että cateringiin varattu summa tuplattiin ja näin tytöt pystyivät vaihtamaan firmaan, joka oli saanut erinomaisia arvosteluja. Etenkin heidän herkullista ruokaa kehuttiin kilvan eri palstoilla. Ensin sovittu firma oli saanut varsin paljon kritiikkiä varsinkin myöhästelystä ja siitä, että erityisruokavaliot oli jätetty huomioimatta. Taisi olla hyvä päätös sillä ruoka oli aivan poskettoman hyvää, tarjoilu täsmällistä ja ystävällistä – ja kaikki sujui muutenkin hyvässä hengessä ja kommelluksitta.

Suosittelen tosiaankin tekemään hiukan taustatutkimusta ja pyytämään suosituksia, jotta välttyisi pahimmilta pettymyksiltä. Aina on tietysti kommelluksien ja inhimillisten erehdysten mahdollisuus olemassa, mutta tässä vaiheessa on vielä tilaisuus niiden minimoimiseen.

Kun yhteen asiaan satsaa suunniteltua enemmän, pitää toisaalla säästää. Karkki ja Cissi päättivät, että kasvihuone juhlapaikkana on hurmaavan maanläheinen, eikä sitä tarvitse peitellä koristuksilla tai varsinaisesti naamioida muuksi, mitä se on. Niinpä varsin tyyriiksi tulevan floristipalvelun sijaan päätimme hoitaa koristelut omin voimin.

Pääosa juhlatilan kukista ja ”vihreästä” olivat tuoreita. Etenkin ruokapöytään ja tarjoilupöytiin haluttiin aitoa tavaraa, mutta kasvihuoneen valokaareen ja ilmoitustauluna toimivaan metallikehikkoon hankittiin Ikeasta silkkiruusuja ja -eukalyptusoksia. Silkkikukkien hyvä puoli oli myös se, että saatoimme tehdä koristelun päivää aikaisemmin valmiiksi ilman kuihtumisvaaraa.

Kuten sanottu, en todellakaan vastusta ammattilaisten käyttämistä, mutta kannattaa miettiä tarkkaan, mihin haluaa panostaa ja missä voi sitten puolestaan vähän pihistää. Halpaa lystiä kun juhlien järjestäminen ei todellakaan ole!

Noin kolme kuukautta ennen häitä olisi aika:

  • Tarkistaa pöytien ja tuolien lukumäärä mikäli juhlat pidetään omassa tilassa.
  • Ulkoilmajuhlien telttavaraus
  • Vuokrata mahdolliset pöytäliinat, servetit, lasit ym. kattaukseen liittyvät yksityiskohdat.
  • Hankkia muuta koristelua, kuten kylttejä, lamppuja, lyhtyjä, juhlapaikalle opastavat kyltit
  • Vieraskirja, puuhapaketit lapsille, varustepaketit juhlatilan vessoihin, mahdollisen photo booth -kuvauksen rekvisiitta
  • Hankkia sormukset
  • Varata kuljetus vihkipaikalta juhliin

Hääjuhlissa tyypillisesti tapaa ihmisiä, joita ei tunne kovin hyvin ja monia ei ole ehkä nähnyt milloinkaan. Tavoitteena on kuitenkin mukava tunnelma ja se, että ihmisillä riittäisi puhuttavaa vieruskavereittensa kanssa. Alkukankeuden murtamiseen on muutamia hyväksi koettuja keinoja.

Pöytäjärjestys on hyvä laatia niin, että puheliaat ja seuralliset vieraat on ripoteltu sinne tänne. On myös hyvä miettiä, että keillä saattaisi olla jotain yhteistä kiinnostuksen kohdetta, eikä kaikkia toisilleen tuttuja tai kaveriporukoita kannata hajasijoittaa miten sattuu.

Olen ollut ainakin kaksissa häissä, joissa pelkän menun sijaan jokaiselle on katettu pieni vihkonen, josta löytyy ohjelma, laulunsanoja, pariskunnan rakkaustarina ja – mikä tärkeintä – lyhyt kuvaus kaikista vieraista, heidän harrastuksistaan ja kiinnostavia anekdootteja. Kuvauksen perusteella oli sitten helppo aloittaa juttua ”No kerro nyt, Antti, mikä sai sinut lähtemään vapaaehtoishommiin Nairobiin”.

Karkin ja Cissin häissä juttu lähti luistamaan paikkakorteista. Jokaisen paikka oli nimittäin merkattu valokuvalla – aivan hurjan ihana idea mielestäni! Suurin osa kuvista oli sellaisia, joihin liittyi jokin muisto, tarina tai tilanne hääpariin liittyen. Jo siinä vaiheessa, kun perjantaina laitoimme kattausta valmiiksi, riitti juttua, kun Karkki ja Cissi kertoilivat kuvien taustoja. Samalla paikkakortista tuli kiva muisto kotiin otettavaksi. Omaani, ensimmäisenä yhteisenä joulunamme otettua kuvaa, katselen joka päivä, koska nyt se pönöttää mini-Aaltomaljakossa yhdessä meikkisiveltimieni kanssa.

Yllättäen pian koittaa se hetki, mikä tuntui alunperin hyvin kaukaiselta. Häihin on aikaa enää kuukausi! Nyt on aika:

  • Tarkistaa vieraslista ja kysellä ruokavaliot & allergiat.
  • Viimeistellä istumajärjestys.
  • Tehdä minuutintarkka (15 minuutin tarkkuudella riittää!) aikataulu itse juhlapäivälle. Mitä tapahtuu milloinkin, kuka tekee mitä, missä kenenkin tulee olla ja milloin. Mahdollisesti catering-väki ja muu, hääporukasta erillinen apujoukko, tarvitsee omat aikataulut.
  • Sopia toastmasterin kanssa yksityiskohdat illan kulusta. Tarvitseeko esim joku puhujista projektoria ja valkokangasta.
  • Tehdä muistilaput kaikkien mahdollisten yhteyshenkilöiden puhelinnumeroista. Hääpäivänä homman tulee sujua ilman, että hääparin tarvitsee korvaansa lotkauttaa. Niinpä kaasot, bestman, toastmaster (& morsiamen äiti ;)), pitävät huolta, että kuljetus, catering, bändi etc. ovat paikalla, toimivat kuten on sovittu ja vastaavat mahdollisiin kysymyksiin.

Jos vain mahdollista, kannattaa ottaa häitä edeltävä viikko lomaa töistä. Nyt on nimittäin viimeisten viilauksien aika ja olisi tärkeä saada myös vähän hengähtää ja hemmotella itseänsä. Manikyyri, pedikyyri, hieronta – kaikki ovat suositeltavia aktiviteetteja viimeiselle viikolle. Nyt myös kannattaa todeta, että se mikä on tehty, on tehty, nyt ei enää ole mitään järkeä alkaa stressata, oliko suklaamoussen valinta hääkakun täytteeksi sittenkin väärä. Tai mistään muistakaan yksityiskohdista.

Viimeisellä viikolla ennen häitä on tärkeä pysähtyä hengittämään ja nauttimaan tilanteesta. Itse hääpäivä on nopeasti ohi, siksi jokainen askel sitä kohti on hyvä ottaa osana elämystä ja muistojen palettia. Ei kannata pilata sitä stressaamalla asioista, joihin ei voi enää vaikuttaa.

On myös aivan hukkaan heitettyä energiaa huolestua asioista, jotka saattavat mennä pieleen. Kyllä, on mahdollista, että sataa, että jollekulle tulee paha mieli kesken juhlienne, tarjottu paisti sitkeää ja Ensio-sedän puhe kuolettavan tylsä ja liian pitkä. Sille ei mahda mitään, sellaista elämä on. Se, mistä olet ensisijaisesti vastuussa on itsesi – että osaat pysähtyä, nauttia hetkestä, imeä itseesi omien juhliesi fiilistä. Vaikka kaikki ei menisikään pilkulleen kuten olitte ajatelleet (harvoin menee), mahdollisine kommelluksineen kysymyksessä on juuri sinun ainutkertaiset juhlasi!


Kommentoi